La Oficina de Registro y Control Académico, es la oficina encargada del Registro y control de las calificaciones del estudiante y de la administración en lo concerniente a su vida académica desde su inicio hasta su culminación incluyendo sus registros como egresado. Esta oficina está a cargo de administrar los procedimientos y estrategias académico-administrativas que sean necesarias para planear, organizar, registrar y controlar en materia de:
Calendario Académico
Matricula Académica
Registro de Notas
Certificaciones
Administración de Documentos e historia académica del estudiante
Brindar a la comunidad educativa del ITFIP un moderno, confiable y eficiente servicio de información académica, ejerciendo los controles adecuados para ofrecer seguridad y veracidad en los procesos ejecutados por la oficina de Admisiones, Registro y Control Académico, según la normatividad vigente.
Visión
Ser una dependencia reconocida por la prestación de un excelente servicio de información académica, de manera oportuna y veraz, contribuyendo al desarrollo institucional, facilitando el acceso de la comunidad educativa a los servicios que ofrece el ITFIP a través de avanzados medios técnicos o electrónicos.
Funciones de la Oficina de Registro y Control Académico
– Manejar los programas académicos de registro y calificaciones
– Mantener actualizados los registros de calificaciones
– Hacer copias de seguridad de todos los archivos
– Preparar la información estadística relacionada con la Oficina
– Preparar la información de Registro y Control Académica solicitada por el MEN
– Velar por la seguridad de la información que reposa en la oficina
– Preparar y dirigir los procesos de matricula académica
– Producir los requisitos de matriculados con destino a los decanos y Docentes
– Expedir los certificados de calificaciones y constancias
– Permanecer actualizado en la reformas académicas que el Consejo Directivo apruebe
– Conocer y aplicar todo lo relacionado con la oficina de Registro y Control Académico que contiene el reglamento estudiantil
Procesos
En la Dependencia de Admisiones, Registro y Control Académico se llevan a cabo los siguientes procesos de forma manual:
Cumplir con los requisitos de inscripción que son:
– Formulario de inscripción diligenciado
– Fotocopia de la cédula de ciudadanía
– Fotocopia de la Libreta Militar o situación militar definida
– Original resultado ICFES
– Fotocopia recibo de servicio público
– Presentar entrevista que es de carácter exploratorio para conocer al aspirante a ingresar, en las fechas establecidas en el calendario académico ó presentar pruebas de selección según calendario académico
Los estudiantes que se matriculan en primer curso por primera vez deben entregar la siguiente documentación:
– Recibo Valor de los Derechos Pecuniarios
– Fotocopia Autenticada Acta de Grado
– 3 Fotografías
– Seguro Estudiantil
– 1 Carpeta de legajar
El estudiante debe Inscribir las asignaturas a cursar en la Respectiva Facultad, reclamar el Reporte Final de Notas y la Orden de Matrícula para dirigirse a la División Financiera donde le liquidan la matrícula.
A continuación debe de pasar a Dependencia de Admisiones, Registro y Control Académico para la firma de la Matricula con los siguientes documentos:
Recibo de Valor con los Derechos Pecuniarios
Carnet Estudiantil
Seguro Estudiantil ó Carnet de EPS ó ARS ó Sisben como beneficiario o cotizante
Orden de matrícula (Asignaturas Inscritas)
