Políticas del Área de Contabilidad

Las políticas adoptadas por la oficina de contabilidad son las siguientes:

• Conocimiento de la normatividad para asegurar su cumplimiento y el manejo transparente de los recursos financieros de la Institución.
• Mejoramiento continúo del clima organizacional.
• Realización de las funciones con el sentido de la oportunidad.
• Autocontrol mediante la revisión en forma continua de sus acciones.
• Entrega oportuna y confiable de los Informes contables.

Objetivo General

Producir estados financieros razonables que reflejen la situación económica social de la Institución, que sirva a las directivas para el cumplimiento de metas y objetivos propuestos, al logro de los planes institucionales y el desarrollo social comunitario.

Objetivos Específicos

1. Implantar un sistema integrado de información. Cumplir con las actividades y tareas propuestas.
2. Mantener el área contable actualizada de acuerdo con la normatividad vigente.
3. Asistir, recomendar y apoyar el proceso para la toma de decisiones.
4. Dar cumplimiento al plan de mejoramiento de la Contraloría General de la Nación.
5. Hacer seguimiento y formular las recomendaciones pertinentes al manual de funciones procesos y procedimientos y control interno del área contable de la institución.
6. Dar cumplimiento al manual de funciones y procesos y procedimientos, y a la normatividad vigente.
7. Registrar las operaciones y/o transacciones financieras, objeto del desarrollo institucional.
8. Proyectar las acciones del área.
9. Cumplir con la presentación de los informes contables a los diferentes entes de control (fechas y plazos).
10. Contribuir a la gestión de las directivas para lograr el cumplimiento de objetivos institucionales.
11. Detectar los riesgos que afecten el buen funcionamiento del área como de la institución.
12. Economizar el uso de todos los recursos.
13. Tener una visión de conjunto institucional.
14. Facilitar y agilizar las relaciones interpersonales en el trabajo mejorando la comunicación y el clima organizacional.
15. Facilitar el logro de los objetivos y metas institucionales.

Normatividad Contable

• Ley 43 de 1990.Constitución Política de Colombia de 1991, articulo 354
• Ley 87 de 1993
• Ley 298 de 1996
• Ley 42 de 1993
• Ley 734 de 2002
• Ley 594 de 2000
• Decreto 1599 de 2005
• Resolución 142 de 2006
• Resolución 354 y 3566 de 2007
• Acuerdos No. 031 de 2005

Estatuto General y demás Normas Internas

Normas emitidas por la Contaduría General de la Nación (Circulares externas, instructivos, cartas circulares entre otras) Ley 1111 del 2006 – Estatuto Tributario Y demás normas del sector público.

Procedimientos del área de contabilidad

1. Identificación, clasificación, medición, registro y ajustes de la Información contable 2. Efectuar estimaciones de provisiones depreciaciones, amortizaciones de la información contable.
2. Ajuste, reclasificaciones y cierre contable
3. Elaboración, rendición, presentación de Estados Financieros y notas a los mismo, a entes de Control y terceros.
4. Análisis interpretación, indicadores, y comunicación de los estados financieros.

Descripción Funciones Generales

• Llevar los libros de contabilidad de acuerdo con las normas legales vigentes, archivar y conservar los documentos soportes, hacer el registro contable de las transacciones y/o operaciones de acuerdo con las normas y procedimientos.
• Elaborar Estados Financieros, aplicando las normas técnicas, específicas, sustantivas y procedimentales para permitir informar, centralizar y rendir los informes contables a la Contaduría General de la Nación, y a la comunidad en general.
• Organizar y elaborar informes a las diferentes entidades que ejercen el control político y fiscal de la Institución como: Consejo Directivo, Contaduría General de la nación, Contraloría general de la Nación, Contraloría general de la República, Comisión legal de cuenta de la Cámara de Representantes, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Dirección de Impuesto y aduanas nacionales.
• Preparar y tramitar y elaborar las declaraciones de carácter fiscal: Declaración a titulo de Renta (Retefuente- IVA retenido), Declaración de Ingresos y Patrimonio. Tramitar la Devolución de IVA bimensualmente, ante la Dirección de Impuesto y Aduana nacionales DIAN, para fortalecer los ingresos propios de la Institución, Proponer políticas de inversión que contribuyan al mejoramiento institucional Participar en el diseño, elaboración, organización, coordinación y control de planes, proyectos de guardan relación con el área contable Revisar, controlar y evaluar los sistemas y procedimientos para garantizar la efectividad del sistema contable.
• Refrendar con su firma los comprobantes de contabilidad y Estados Financieros de la Institución.
• Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza organizacional de la de la dependencia.

Responsabilidades del Área Contable

• Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones para el logro de los objetivos y metas.
• Coadyuvar en la formulación de políticas, planes.
• Aplicar las políticas, principios y normas contables.
• Elaborar los cuadros y controles de los flujos del efectivo.
• Aplicar las normas técnicas y específicas, sustantivas, y procedí mentales para permitir informar, centralizar y consolidar la información de la institución.
• Ejercer el control sobre las operaciones contables.

Objetivos Generales

• Lograr que el manejo de los dineros y títulos valores de la Institución, cumplan con los principios de eficiencia, eficacia y equidad consagrados en la Constitución y la Ley.
• Brindar el mejor servicio y atención al cliente interno y externo, disponiendo de información confiable y actualizada, que se ajuste a los planes, programas y proyectos que la Institución se ha propuesto, de acuerdo con las normas que le son aplicables.

Objetivos Específicos

• Implementar un Manuel de control interno especificando las funciones para cada uno de los miembros de la dependencia, con el fin de establecer responsabilidades.
• Mantener en forma permanente y continua un control apropiado de los bienes y Títulos valores de propiedad de la Institución.
• Establecer métodos y procedimientos para mayor seguridad de los Títulos valores y documentos que se encuentran bajo la responsabilidad de esta dependencia.
• Garantizar el registro adecuado, en los libros de las operaciones que diariamente se realizan, con el fin de llevar un control de todos los ingresos y egresos.

Formato de Identificación de Riesgo Tesorería 

Funciones de la Tesorería

• Elaboración de cheques a los diferentes clientes internos y externos.
• Recaudo de dinero por los diferentes conceptos: Matrículas, venta de bienes y servicios, Productos Operaciones Comerciales.
• Registrar en el libro diariamente los ingresos por los diferentes conceptos.
• Elaboración y consignación diaria de los recaudos del día anterior.
• Verificar el valor recaudado con el consignado.
• Registro de las consignaciones diarias en el libro de caja y Bancos.
• Elaboración del Boletín Diario de Caja y Bancos con sus respectivos soportes.
• Elaboración de la relación de descuentos de Funcionarios Administrativos y Docentes.
• Elaboración de Desprendibles de pago de Nómina.
• Presentar los informes con la oportunidad y periodo requerida por los diferentes entes de control.
• Reintegro a la Dirección del Tesoro Nacional los dineros de la vigencia anterior.
• Decepcionar y custodiar los dineros y demás valores que ingresen a la Institución por todo concepto.
• Prepara y tramitar el pago de la Declaración de Retefuente, Reteica y Reteiva a que está obligada la institución.

Marco Legal

Plan General de la Contabilidad Publica: Normas técnicas relativas al manejo del efectivo y Títulos valores.

Resolución 444 del 21 de Noviembre de 1995: “Por el cual se adopta el Plan General de la Contabilidad Pública – PGCP – obligatorio cumplimiento por todos los entes Publico”.

Ley 87 de 1993: “Por el cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y Organismo del Estado (Establece que el ejercicio de Control Interno, es responsabilidad de las entidades de la administración, para lo cual debe disponer los mecanismos propios de verificación, evaluación y adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos).

La Ley 610 de 2000: “Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencias de las contralorías”.

Ley 734 de 2002: “Código Disciplinario Único, Manejo del efectivo y Títulos Valores”.

Articulo 34: “Deberes de los Funcionarios Públicos, en sus numerales 4, 5,21 y 22.

Numeral 4: “Utilizar bienes y recursos asignados para el desempeño de su empleo, cargo ó función, las facultades que sean atribuidas, ó la información reservada a que tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento ó utilización indebidos”.

Numeral 5: “Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo ó función conserve bajo su cuidado a la cual tenga acceso, e impedir ó evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento {o utilización indebidos”.

Numeral 21: “Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debidamente y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados”.

Numeral 22: “Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda ó administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.

Numeral 35: Prohibiciones de los funcionarios públicos en su numeral 13: “Ocasionar daño ó dar lugar a la perdida de bienes de elemento, expediente ó documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones”. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes

Estatuto Tributario: Decreto No. 3803 de diciembre de 2003, “por la cual se ajustan los valores de retención en la fuente aplicado a los pagos gravados”.

Decreto 1737 de 1998: Por el cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia y se someten a condiciones especiales la asunción de compromiso por parte de Entidades Públicas que manejan recursos del Tesoro Público, artículo 19.

Los Valores

Pertenencia: Es la identificación con la Institución, en el desarrollo de nuestras funciones, lo cual redunda en el beneficio de esta.

Respeto: Es trabajo en equipo realizado de manera armónica y guardando el debido respeto en su credo y sus ideologías.

Honestidad: Es el principio fundamental de todo ser humano y su aplicación en el trabajo se refleja en la manera como se realiza, con justicia, rectitud y elevada calidad humana.

Solidaridad: Es cuando somos justos con nuestros compañeros, apoyando y aunando esfuerzos en el desarrollo de actividades para lograr una eficiencia y calidad en la realización de los objetivos.

Responsabilidad: Asumir las consecuencias de la realización de nuestras funciones de la oficina y la institución.

Objetivo

Colaborar a la Vicerrectoría Administrativa en el manejo del Almacén dando cumplimiento a las políticas y normas establecidas por la Institución.

Funciones

1. Programar el oportuno suministro de muebles, equipos, enseres, materiales y elementos necesarios para la realización de las actividades y funciones de la Institución.
2. Verificar periódicamente el inventario de bienes y enseres de la Institución que han sido entregados a los funcionarios adscritos a la entidad.
3. Realizar las bajas de almacén de acuerdo con las normas legales.
4. Ejecutar el plan de compras de muebles, equipos, enseres, materiales y elementos necesarios de acuerdo con la normatividad vigente.
5. Elaborar una hoja de vida para cada bien con el fin de establecer un mayor control de los recursos físicos de la Institución.

• Plan de Adquisición 2016
• Plan de Adquisición 2015
• Plan De Adquisición 2014
• Plan De Adquisición 2013
• Plan De Adquisición 2012