Oficina de Admisiones, Registro y Control Académico
¿Qué es Registro y Control Académico?
La Oficina de Registro y Control Académico, es la oficina encargada del Registro y control de las calificaciones del estudiante y de la administración en lo concerniente a su vida académica desde su inicio hasta su culminación incluyendo sus registros como egresado. Esta oficina está a cargo de administrar los procedimientos y estrategias académico-administrativas que sean necesarias para planear, organizar, registrar y controlar en materia de:
- Calendario Académico
- Matricula Académica
- Registro de Notas
- Certificaciones
- Administración de Documentos e historia académica del estudiante
- Actualización de Carnets
Misión
Brindar a la comunidad educativa del ITFIP un moderno, confiable y eficiente servicio de información académica, ejerciendo los controles adecuados para ofrecer seguridad y veracidad en los procesos ejecutados por la oficina de Admisiones, Registro y Control Académico, según la normatividad vigente.
Visión
Ser una dependencia reconocida por la prestación de un excelente servicio de información académica, de manera oportuna y veraz, contribuyendo al desarrollo institucional, facilitando el acceso de la comunidad educativa a los servicios que ofrece el ITFIP a través de avanzados medios técnicos o electrónicos.
Funciones de la Oficina de Registro y Control Académico
- Manejar los programas académicos de registro y calificaciones
- Mantener actualizados los registros de calificaciones
- Hacer copias de seguridad de todos los archivos
- Preparar la información estadística relacionada con la Oficina
- Preparar la información de Registro y Control Académica solicitada por el MEN
- Velar por la seguridad de la información que reposa en la oficina
- Preparar y dirigir los procesos de matricula académica
- Producir los requisitos de matriculados con destino a los decanos y Docentes
- Expedir los certificados de calificaciones y constancias
- Permanecer actualizado en la reformas académicas que el Consejo Directivo apruebe
- Conocer y aplicar todo lo relacionado con la oficina de Registro y Control Académico que contiene el reglamento estudiantil
Procesos de la Oficina Admisiones, Registro y Control Académico
En la Dependencia de Admisiones, Registro y Control Académico se llevan a cabo los siguientes procesos de forma manual:
Admisión de Estudiantes
Inscripción
El aspirante cancela los derechos de inscripción, lleva el recibo de pago a la Dependencia de Admisiones, Registro y Control Académico, donde se le entrega el Formulario de Inscripción para su diligenciamiento y devolución del mismo con los documentos solicitados en este proceso. Para hacer parte del personal inscrito en cada uno de los Programas ofrecidos por cada periodo académico. De conformidad con el Acuerdo No. 033 de diciembre 21 de 2005 este proceso se podrá hacer por medio electrónico, correo certificado o por otra persona.
Requisitos de Admisión
Cumplir con los requisitos de inscripción que son:
- Formulario de inscripción diligenciado
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía
- Fotocopia de la Libreta Militar o situación militar definida
- Original resultado ICFES
- Fotocopia recibo de servicio público
Presentar entrevista que es de carácter exploratorio para conocer al aspirante a ingresar, en las fechas establecidas en el calendario académico ó presentar pruebas de selección según calendario académico
Matrícula por Primera Vez (Nuevos)
Los estudiantes que se matriculan en primer curso por primera vez deben entregar la siguiente documentación:
- Recibo Valor de los Derechos Pecuniarios
- Fotocopia Autenticada Acta de Grado
- 3 Fotografías
- Seguro Estudiantil
- 1 Carpeta de legajar
Renovación de Matrícula (Estudiantes Antiguos)
El estudiante debe Inscribir las asignaturas a cursar en la Respectiva Facultad, reclamar el Reporte Final de Notas y la Orden de Matrícula para dirigirse a la División Financiera donde le liquidan la matrícula.
A continuación debe de pasar a Dependencia de Admisiones, Registro y Control Académico para la firma de la Matricula con los siguientes documentos:
- Recibo de Valor con los Derechos Pecuniarios
- Carnet Estudiantil
- Seguro Estudiantil ó Carnet de EPS ó ARS ó Sisben como beneficiario o cotizante
- Orden de matrícula (Asignaturas Inscritas)