El Instituto Tolimense de formación Técnica Profesional “ITFIP”, identificado con NIT 800.173.719-0, ubicada en Calle 18 Carrera 1ª Barrio Arkabal Espinal, Tolima – Colombia, con números telefónicos (57+8)2483501-2483503-2480014-2480110 Fax: 2483502, en virtud de su condición de responsable de tratamiento de datos personales obtenidos en el marco de su función como institución de educación superior de carácter público y en procura de garantizar la protección de los derechos fundamentales de los titulares de los datos, da a conocer la política de tratamiento de datos personales de conformidad con el principio de autonomía universitaria, sus estatutos y los reglamentos internos.

El ITFIP hace la salvedad que bajo ningún concepto hace entrega o traslado de los datos a terceras personas con fines comerciales.

La Constitución Política reconoce a los ciudadanos, en su artículo 15, los derechos al buen nombre, habeas data, intimidad personal y familiar, así como el derecho a solicitar respecto a los datos personales su actualización y rectificación. Las leyes estatutarias 1266 de 2008 y 1581 de 2012 desarrollaron dichos derechos constitucionales que fueron a su vez reglamentados por los decretos 1727 de 2009, 2952 de 2010 y 1377 de 2013.

Los principios de libertad, legalidad, veracidad o calidad de los datos, finalidad, circulación restringida, temporalidad, interpretación integral, seguridad, transparencia y confidencialidad se interpretarán en concordancia con el derecho a la educación, su función social, reglamentación y con el principio de autonomía universitaria que atañe a las universidades (arts. 67, 68 y 69 C. P.).

El tratamiento de la información personal de aspirantes, inscritos, estudiantes y graduados se adelantará de conformidad con los principios antes indicados y en el marco de lo dispuesto por la Ley 30 de 1992, los decretos reglamentarios 1767 de 2006 y 4968 de 2009 y la Resolución 1780 del Ministerio de Educación Nacional.

Las definiciones de los conceptos: autorización, bases de datos, dato personal, encargado del tratamiento, responsable del tratamiento, titular de la información, fuente de información, operador de información, tratamiento, usuario, dato público, dato semiprivado, dato privado, transmisión, transferencia, dato sensible, se entenderán de acuerdo con lo señalado en las normas que regulan la materia.

Respecto a los niños, niñas y adolescentes se actuará conforme a las disposiciones constitucionales (art. 44) y legales descritas en el Código de la Infancia y la Adolescencia, en pleno reconocimiento de sus derechos fundamentales, en especial al libre desarrollo de la personalidad e intimidad.

La recolección, uso, circulación y supresión de datos personales por parte del ITFIP tienen como fin el desarrollo de procesos administrativos, financieros y académicos propios de su actividad, la difusión de los productos de investigación y de los programas con oferta para el respectivo ciclo lectivo, y las demás actividades afines a la misión educativa. En aquellos casos en que no exista mandato legal que así lo supla, el ITFIP hará la solicitud de autorización al titular cuando los suministre a terceros según el procedimiento descrito en la ley, para el manejo de los datos personales de acuerdo con la finalidad que desarrolla la política aquí descrita.

Para el cumplimiento de los fines institucionales y cuando así se requiera, el ITFIP podrá contratar para que los servicios sean prestados por terceros, en estos casos la información que pueda contener datos de la comunidad ITFIP se trasladará con la suscripción de cláusulas de privacidad que permitan salvaguardar la intimidad del titular y la correcta prestación del servicio, y el cumplimiento de los demás deberes legales y constitucionales.

Es importante precisar que los datos derivados de la actividad educativa (institucionales, población estudiantil, recurso humano, entre otros) hacen parte del Sistema Nacional de Información de la Educación Superior a cargo del Ministerio de Educación Nacional1 y por tanto seguirán las reglas descritas en las normas previstas en el marco legal de esta política.

El titular de los datos puede hacer uso de su facultad legal para:

• Conocer en cualquier tiempo la información que sobre su persona esté depositada en las bases de datos sujetas a tratamiento del ITFIP.
• Solicitar la rectificación y actualización de sus datos de las bases de datos sujetas a tratamiento por del ITFIP.
• Revocar la autorización de tratamiento de aquellos datos contenidos en las bases de datos a cargo del ITFIP y que no hagan parte del Sistema Nacional de Información de la Educación Superior.
• Ser informado de la solicitud de terceros, distinto a autoridades judiciales o administrativas, de obtener sus datos y a consentir, mediante autorización expresa, o negar la entrega de los mismos.
• Ejercer ante las autoridades competentes las acciones derivadas del incumplimiento de la política de tratamiento aquí descrita.
  Los demás que le sean otorgados por la Constitución y la ley.

El área responsable de garantizar los derechos del titular de los datos que consten en las bases de datos a cargo del ITFIP es la Oficina de Gestión Jurídica.

En el caso de que el titular considere que se ha dado un uso inapropiado, se han incumplido las finalidades antes descritas o se han desconocido los mandatos legales o sus derechos fundamentales, el procedimiento que debe seguir es el siguiente:

1. El titular del dato o su representante deberá presentar comunicación por escrito donde conste su calidad, informe su interés y exprese de manera clara los fundamentos de su solicitud.
2. La misma deberá ser radicada en la unidad de atención al ciudadano en el primer piso del bloque del edificio o remitida al correo electrónico info@itfip.edu.co.
3. La oficina de Gestión Jurídica procederá a dar respuesta en un término máximo de cinco (5) días hábiles. En ella se señalará las medidas adoptadas con el fin de salvaguardar los derechos del titular.

Los usuarios aspirantes a ingresar a un programa académico y los estudiantes de la institución son los que pueden acceder a la plataforma RYCA, por lo cual entregan y modifican información que les compete.

1. Para la entrega de información los aspirantes deben contener el pin de inscripción y e ingresar a la plataforma RYCA en el menú de admisión y diligenciar todo el formulario electrónico sin dejar espacios vacíos.
2. Para la Modificación los estudiantes deben ingresar con una cuenta de usuario y contraseña en el espacio de datos personales. En cuanto a los aspirantes que no hayan sido admitidos no podrán modificar esta información y está sera utilizada por la institución para reportes estadísticos y para demás actividades contempladas en la ley.
3. Los estudiantes y aspirantes no podrán eliminar esta información y está utilizada por la institución para reportes estadísticos y para demás actividades contempladas en la ley.

Para entrega y modificación de datos en el espacio PQRS debe ingresar al formulario ubicado en el portal web.

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